Microsoft 365: gli esiti dei backup su una casella dedicata

Perché una casella Microsoft 365 non si collega

Per leggere una casella Mail Monitor usa IMAP con nome utente e password, o app password. Su Exchange Online Microsoft ha disattivato l’autenticazione base per IMAP, e per IMAP le app password non funzionano. Vale per ogni casella su Exchange Online, anche con il tuo dominio.

1. Crea una casella dedicata

Una casella che serve solo a ricevere gli esiti dei backup, per esempio [email protected], su un provider che offre IMAP con password: la posta compresa nel tuo hosting, o una casella presso un fornitore di posta. Una sola casella può ricevere gli esiti di tutti i job.

• Controlla che l’accesso IMAP sia attivo e annota server, porta, nome utente e password.
• Se il tuo dominio ha già la posta su Microsoft 365, la casella dedicata non può stare sullo stesso dominio presso un altro provider: usa un sottodominio (per esempio [email protected]) o un dominio a parte. I record MX del dominio principale restano a Microsoft.
• Collegala in Mail Monitor: la connessione viene verificata prima di salvare, e la casella è sempre aperta in sola lettura.

2. La strada migliore: il backup scrive lì

Veeam, Synology, QNAP, Acronis, Iperius e quasi tutti i software di backup mandano le notifiche con un server SMTP e un destinatario che scegli tu. Metti come destinatario la casella dedicata: le mail di esito non passano da Microsoft 365 e in Exchange non c’è niente da configurare.

• Il server da cui partono le mail può restare quello di oggi, anche Microsoft 365: conta solo dove arrivano.
• Se oggi gli esiti vanno anche a una persona, aggiungi la casella dedicata come secondo destinatario.
• Dove si cambia il destinatario lo trovi nelle guide per Veeam, Synology, Acronis, QNAP e Iperius.

3. Se gli esiti arrivano per forza su Microsoft 365

Alcuni servizi, soprattutto in cloud, mandano le notifiche solo all’indirizzo dell’account, e quell’indirizzo è su Microsoft 365. In questo caso un amministratore crea in Exchange Online una regola di flusso posta (transport rule) che copia quelle mail verso la casella dedicata. Le voci dei menu di Microsoft cambiano spesso: qui le descriviamo a parole.

• Apri l’interfaccia di amministrazione di Exchange e cerca le regole nella parte dedicata al flusso di posta («Mail flow» e «Rules» in inglese).
• Crea una regola nuova. Come condizione scegli quella che riconosce gli esiti: il mittente, cioè l’indirizzo da cui scrive il servizio di backup, e se serve una parola nell’oggetto.
• Come azione aggiungi la casella dedicata in copia nascosta: la mail resta anche nella casella Microsoft 365. Se lì non serve, puoi invece reindirizzarla.
• Salva, controlla che la regola sia attiva e fai partire un esito di prova: dopo qualche minuto deve comparire nella casella dedicata.

4. Perché non basta l’inoltro da Outlook

Una regola di inoltro creata dall’utente in Outlook, o l’inoltro impostato sulla casella, verso un indirizzo esterno di norma non funziona: il criterio anti-spam in uscita di Microsoft 365 (Microsoft Defender) blocca l’inoltro automatico verso l’esterno, e la mail non parte. Usa la regola di flusso posta del punto 3, oppure fai consentire all’amministratore l’inoltro esterno solo per quella casella, con un criterio in uscita a parte.

5. Crea il controllo in Mail Monitor

• Collega la casella dedicata via IMAP. La apriamo sempre in sola lettura: non spostiamo e non cancelliamo nulla.
• Il resto è come nelle altre guide: mittente, oggetto, parole obbligatorie e vietate, attesa con orario limite e tolleranza. Con la copia nascosta o il reindirizzamento il mittente resta quello originale.
• Prima di salvare, prova le regole sulle ultime 50 mail arrivate nella casella dedicata.

6. Il vantaggio: la posta aziendale resta fuori

Nella casella dedicata ci sono solo esiti di backup. A Mail Monitor dai la password di quella casella, non della posta aziendale: nessun accesso alle mail delle persone, e per revocarlo cambi una password sola. Per questo la consigliamo anche a chi potrebbe collegare la propria casella.